“現在和以前不一樣了，通過(guò)OA辦公系統就可以辦理檔案查閱審批了……”煤基清潔能源公司檔案室工作人員通過(guò)簡(jiǎn)單的操作，在電腦上就可以通過(guò)查閱申請審批管理，讓相關(guān)人員可以及時(shí)的查看所需的檔案資料。

潞安煤基清潔能源公司項目管理模式多、投資主體多、涉及專(zhuān)業(yè)多、形成檔案數量多，在國家檔案局進(jìn)行檔案專(zhuān)項驗收前，預計可形成項目檔案7萬(wàn)卷左右，如此龐大的檔案資料庫，如何能夠更好地為公司的經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)建設、技術(shù)改造做好服務(wù)，更方便公司各級領(lǐng)導、各部門(mén)、各廠(chǎng)檔案資料的查借閱利用是檔案管理部門(mén)亟需解決的問(wèn)題。

隨著(zhù)新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應用，煤基清潔能源公司檔案管理部門(mén)及時(shí)調整思路，決定上線(xiàn)數字化檔案管理系統。經(jīng)過(guò)前期數字化檔案系統調研、軟硬件采購、紙質(zhì)檔案數字化整理、上傳、用戶(hù)建立、權限設置等一系列準備工作，8月17日，煤基清潔能源公司數字化檔案管理系統成功上線(xiàn)并投入運行，實(shí)現了公司檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng )新發(fā)展。

煤基清潔能源公司數字化檔案管理系統充分利用公司內部高速局域網(wǎng)，將檔案管理與公司OA、MES等系統融為一體，實(shí)現公司檔案與各部門(mén)一體化，公司檔案與集團各檔案部門(mén)互連，從而構建起潞安煤基清潔能源公司檔案安全保管中心、檔案利用中心、檔案宣傳中心、檔案知識中心和檔案備份中心“五位一體”的企業(yè)級數字化檔案室，不僅更加方便數字檔案管理及特殊用戶(hù)的檢索利用，還達到了資源共享、在線(xiàn)利用的效果，全面實(shí)現紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò )化利用，智能化存儲，為煤基清潔能源公司今后的長(cháng)期發(fā)展提供方便快捷的檔案信息支持。

說(shuō)起數字化檔案管理系統的特點(diǎn)和優(yōu)勢，煤基清潔能源公司檔案室主任李星明進(jìn)行了詳細介紹，“數字化檔案管理系統摒棄了過(guò)去使用的粗放型模式，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，全面實(shí)現紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò )化利用，智能化存儲，提高了經(jīng)濟效益；同時(shí)，數字化檔案管理系統使檔案資料能夠及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，達到減人增效，提高辦公效率的目的?！睂⒓堉茩n案轉變?yōu)閿底只娮訖n案之后，尤其對于歷史久遠的檔案材料，檔案的使用將更加安全，也進(jìn)一步增強了對檔案原件的保護；在安全保密方面，登錄數字化檔案管理系統需要通過(guò)防火墻、口令、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)申請審批等權限設置、電子文件水印管理等流程，能夠更好地保護檔案，特別是涉密檔案的安全，較之傳統檔案管理具有不可替代的先進(jìn)性。

煤基清潔能源公司數字化檔案管理系統的成功上線(xiàn)開(kāi)創(chuàng )了該公司檔案的立體化、信息化、數字化管理模式，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理提供更加方便快捷的檔案信息支持，打造全省一流的智慧檔案管理平臺。同時(shí)，煤基清潔能源公司將致力于打造潞安檔案人才的培訓基地，檔案管理的創(chuàng )新基地，檔案技術(shù)的學(xué)習基地，全面提升檔案管理、開(kāi)發(fā)共享服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)管理水平提高，增強企業(yè)核心競爭力。

（文/圖 牛娜 焦龍 曉靜 訓理）

責任編輯：郝佳麗